CRM per agenti in attività finanziaria: le 8 funzioni da verificare

Un CRM per agenti in attività finanziaria deve gestire la pratica, oltre al contatto: prodotti con regole proprie, stati fino all’erogazione, documenti, comunicazioni e permessi per la rete. In questa guida trovi le otto funzioni da verificare prima di sceglierlo e le domande da fare in demo.

Molte agenzie del credito partono da Excel, WhatsApp e posta elettronica. Funziona finché le pratiche sono poche. Quando i volumi crescono diventa difficile sapere quali documenti mancano, chi segue ogni cliente e quante pratiche sono ferme in istruttoria.

I limiti di un CRM generico nel credito

I CRM più diffusi sono progettati per le vendite: un contatto, un’opportunità, una trattativa da chiudere. Nel credito la struttura è diversa. C’è un cliente con una o più pratiche, e ogni pratica ha il suo prodotto, i suoi documenti e i suoi passaggi con la banca o la finanziaria e con l’amministrazione del cliente. Per adattare un CRM generico servono molti campi personalizzati e regole costruite a mano, che spesso vanno riviste dopo gli aggiornamenti.

Le 8 funzioni da verificare

1. Prodotti con regole proprie

Cessione del quinto per dipendenti e pensionati, delega di pagamento, prestito personale e anticipo TFS richiedono dati, documenti e passaggi diversi. Il CRM deve averli già configurati, così non devi programmarli da zero.

2. La pratica al centro

Ogni pratica deve avere uno stato chiaro dal primo contatto all’erogazione: preventivo, raccolta documenti, istruttoria, delibera, erogazione. In questo modo vedi subito dove si ferma il lavoro e chi deve intervenire.

3. Documenti collegati alla pratica

Busta paga, cedolino della pensione, certificato di stipendio, documento d’identità: il CRM deve indicare quali servono per quel prodotto, quali sono arrivati e quali mancano. È utile se può anche inviare al cliente la richiesta dei documenti mancanti con un messaggio.

4. Comunicazioni in un unico archivio

WhatsApp, chiamate, SMS ed email devono essere registrati nella scheda del cliente. Se un agente è assente, chi lo sostituisce legge la cronologia e prosegue il lavoro. Con la Coesistenza di Meta il numero WhatsApp resta attivo anche sul telefono.

5. Permessi per la rete

Agenti, collaboratori esterni, capi area e back office lavorano nello stesso sistema, e ognuno vede solo le pratiche di sua competenza. I permessi si impostano per ruolo e per singolo utente.

6. Controlli automatici

Doppioni, codice fiscale errato e consenso privacy mancante sono errori piccoli che possono bloccare una pratica o creare problemi in seguito. Il CRM deve segnalarli prima dell’invio della pratica e registrare chi ha modificato ogni dato e quando.

7. Report per fonte, prodotto e agente

Quanti contatti arrivano da ogni fonte, quanti diventano pratiche e quante pratiche arrivano all’erogazione, per prodotto e per agente. Sono i dati che indicano dove investire e in quale fase si perdono clienti.

8. Proprietà dei dati

L’archivio clienti è un patrimonio dell’agenzia. Conviene scegliere un CRM installato su un server dedicato, con il tuo marchio e il tuo dominio, da cui puoi esportare i dati quando ti servono.

Cinque domande da fare in demo

1. «Mi mostri una cessione del quinto dal primo contatto all’erogazione?»
2. «Come chiedo al cliente un documento mancante?»
3. «Quali pratiche vede un collaboratore esterno?»
4. «Quanto costa se la rete passa da 5 a 30 persone?»
5. «Il CRM può avere il mio marchio e il mio dominio?»

Chiedi che ogni risposta venga mostrata sullo schermo. Un «si può personalizzare» senza dimostrazione va approfondito prima di decidere.

Gli errori più comuni

• Scegliere in base al prezzo per utente. Se la rete cresce, il costo aumenta di conseguenza. Calcolalo sul numero di persone che avrai tra un anno.
• Lasciare WhatsApp sui telefoni personali. Quando un collaboratore lascia l’agenzia, le conversazioni con i clienti restano sul suo telefono.
• Attivare il CRM senza aver definito gli stati. Prima di partire, scrivi i passaggi di una pratica tipo: il CRM va configurato su quel percorso.