Come creare un assistente AI che prenota su WhatsApp, anche di notte

Passo 1

Prepara il numero sulla piattaforma di Meta

1. Vai su developers.facebook.com, scegli Le mie app → Crea app, tipo Business, e collegala al tuo account Meta Business.
2. Nell’app aggiungi il prodotto WhatsApp. In WhatsApp → Configurazione API trovi un numero di test e puoi aggiungere il tuo numero, che verifichi con un SMS o una chiamata.
3. Crea il token permanente: in Impostazioni aziendali → Utenti di sistema aggiungi un utente di sistema amministratore, assegnagli l’app e l’account WhatsApp, poi genera un token con i permessi whatsapp_business_messaging e whatsapp_business_management.
4. Annota in un posto sicuro: ID del numero di telefono, ID dell’account WhatsApp Business, ID app, chiave segreta dell’app e il token.

Controlla che: dalla pagina Configurazione API riesci a mandare il messaggio di prova al tuo telefono.

Errore più comune: usare il token temporaneo della pagina di prova. Scade in 24 ore e il giorno dopo l’assistente smette di rispondere senza avvisare.

Passo 2

Prepara n8n e le credenziali

In n8n crea un nuovo flusso e, nelle impostazioni del flusso, metti il fuso orario Europe/Rome. Poi crea queste credenziali (menu Credentials → Add credential):

• WhatsApp OAuth API: ID app e chiave segreta dell’app. Serve al blocco che riceve i messaggi.
• WhatsApp API: il token permanente e l’ID dell’account WhatsApp Business. Serve ai blocchi che scaricano i vocali e mandano le risposte.
• Anthropic (o il fornitore di AI che scegli): la chiave API.
• OpenAI: la chiave API, per la trascrizione dei vocali.
• Google Calendar OAuth2 e Google Sheets OAuth2: in n8n cloud basta accedere con l’account Google; se n8n è sul tuo server serve un progetto su Google Cloud con le credenziali OAuth.

Errore più comune: collegare l’agenda di un account personale. Usa l’account Google del centro, così agenda e dati restano all’attività anche se cambia chi ci lavora.

Passo 3 · blocco 1

Il messaggio in arrivo: WhatsApp Trigger

1. Aggiungi il blocco WhatsApp Trigger, scegli la credenziale WhatsApp OAuth API e l’evento Messages.
2. Subito dopo metti un blocco Filter che lascia passare solo gli eventi con un messaggio. Condizione: {{ $json.messages ? true : false }} è vero.
3. Attiva il flusso (interruttore Active): n8n registra da solo l’indirizzo del webhook su Meta.

Perché il filtro: il trigger si attiva anche quando un tuo messaggio viene consegnato o letto. Senza filtro l’assistente prova a rispondere alle conferme di lettura.

Errore più comune: avere due flussi con il WhatsApp Trigger attivi sulla stessa app di Meta. Meta tiene un solo indirizzo webhook per app: l’ultimo flusso attivato prende il posto dell’altro.

Passo 4 · blocco 2

I vocali: da audio a testo

1. Aggiungi un blocco If: se {{ $json.messages[0].type }} è uguale a audio, il messaggio è un vocale.
2. Ramo vero: blocco WhatsApp Business Cloud, risorsa Media, operazione Download, con l’ID del file {{ $json.messages[0].audio.id }}. Poi il blocco OpenAI, risorsa Audio, operazione Transcribe a Recording, sul file scaricato.
3. Ramo falso: un blocco Edit Fields (Set) che crea il campo testo con {{ $json.messages[0].text.body }}.
4. Nel ramo vero fai lo stesso: un Edit Fields che mette la trascrizione nel campo testo. Così i due rami arrivano all’AI con lo stesso nome di campo.

Foto, adesivi e posizioni: se il tipo non è né testo né audio, rispondi con un messaggio gentile del tipo «Posso leggere solo messaggi e vocali: scrivimi cosa ti serve».

Passo 5 · blocco 3

Il cervello: AI Agent, memoria e prompt

1. Aggiungi il blocco AI Agent. Come messaggio dell’utente usa il campo testo.
2. In Chat Model collega Anthropic Chat Model (o il modello che hai scelto).
3. In Memory collega Simple Memory con Session ID uguale al numero di chi scrive: {{ $('WhatsApp Trigger').item.json.messages[0].from }}. È la parte che il PDF del reel non diceva: senza memoria l’assistente dimentica il messaggio di prima e non riesce a chiudere una prenotazione in più scambi.
4. In Options → System Message incolla il prompt che prepari qui sotto. La prima riga dà all’AI data e ora di oggi: senza, non sa cosa vuol dire «domani».

La memoria semplice vive dentro n8n e si svuota quando n8n si riavvia. Quando l’assistente funziona, passa a una memoria su database, per esempio Postgres Chat Memory.

Passo 6 · blocco 4

L’agenda: orari liberi e appuntamento

Collega all’AI Agent, nella voce Tool, due blocchi Google Calendar Tool sullo stesso calendario. Dai a ognuno un nome chiaro e una descrizione: l’AI li sceglie leggendo proprio quelle.

1. «Appuntamenti del giorno»: risorsa Event, operazione Get Many, con data di inizio e fine decise dall’AI. Serve a vedere gli orari già occupati e trovare quelli liberi dentro gli orari di apertura.
2. «Crea appuntamento»: risorsa Event, operazione Create. Nel titolo trattamento e nome, nella descrizione il numero WhatsApp: ti servirà per i promemoria.
3. Per i campi che cambiano ogni volta (inizio, fine, titolo) premi il pulsante che lascia decidere il valore al modello. n8n scrive per te un’espressione come {{ $fromAI('inizio', 'data e ora di inizio, formato ISO, fuso Europe/Rome', 'string') }}.

Errore più comune: fusi orari diversi tra n8n, agenda e prompt. Metti Europe/Rome dappertutto, altrimenti l’assistente propone le 17 quando intende le 18.

Passo 7 · blocco 5

Il foglio clienti

1. Crea un foglio Google con queste colonne nella prima riga: Data, Nome, WhatsApp, Trattamento, Appuntamento, Stato.
2. Collega all’AI Agent un Google Sheets Tool chiamato «Foglio clienti», operazione Append Row, e lascia che sia il modello a compilare le colonne.

Solo quello che serve: nome, numero, servizio e orario bastano. Niente note sulla salute o dati che non ti servono per l’appuntamento.

Passo 8 · blocco 6

La risposta su WhatsApp

1. Dopo l’AI Agent aggiungi un blocco WhatsApp Business Cloud, risorsa Message, operazione Send, tipo Text.
2. Destinatario: il numero di chi ha scritto. Testo: la risposta dell’AI, {{ $json.output }}.
3. Per la posizione, la strada più semplice è il link di Google Maps dentro il messaggio di conferma, già previsto nel prompt. Se preferisci il segnaposto sulla mappa, il blocco WhatsApp manda anche messaggi di tipo Location.

La finestra di 24 ore: entro 24 ore dall’ultimo messaggio del cliente puoi rispondere con testo libero. Dopo, WhatsApp permette all’azienda di scrivere per prima solo con un messaggio modello approvato da Meta. Per questo il promemoria del passo 10 usa un modello.

Passo 9

Quando serve una persona

Il prompt dice all’assistente di scrivere PASSA A UNA PERSONA quando non sa rispondere, quando c’è un reclamo o quando il cliente è arrabbiato.

1. Dopo l’AI Agent metti un blocco If: se la risposta contiene PASSA A UNA PERSONA, manda al cliente un messaggio come «Ti faccio ricontattare da una persona dello staff» e avvisa il tuo numero o la tua email, con il numero del cliente e l’ultimo messaggio.
2. Negli altri casi la risposta va al cliente come al passo 8.

Errore più comune: lasciare che l’AI risponda a tutto. Un assistente che ammette di non sapere e passa la chat a una persona fa meno danni di uno che inventa.

Passo 10 · secondo flusso

I promemoria del giorno prima

1. Crea il modello in WhatsApp Manager → Gestione modelli → Crea modello, categoria Utilità, lingua italiano. Il testo pronto è qui sotto. L’approvazione di Meta può richiedere da pochi minuti a qualche giorno.
2. Crea un secondo flusso con Schedule Trigger, ogni giorno alle 10.
3. Blocco Google Calendar, Event → Get Many, dagli appuntamenti di domani mattina a quelli di domani sera.
4. Per ogni appuntamento, blocco WhatsApp Business Cloud → Send Template al numero scritto nella descrizione dell’evento, con nome, ora e servizio al posto delle variabili.

Costo: i messaggi modello che mandi tu per primo si pagano a Meta secondo il listino del paese. Trovi come stimare la spesa nella guida su quanto costano i messaggi con la piattaforma di WhatsApp.

Passo 11

Provalo davvero, prima dei clienti

Usa un secondo telefono e fai queste prove. Spunta quelle che passano.

• Un vocale a mezzanotte che chiede un appuntamento
• Una richiesta urgente: «ho una cerimonia sabato»
• Una prenotazione in tre messaggi, cambiando idea sull’orario
• Un giorno con l’agenda piena
• Uno spostamento di un appuntamento già preso
• Una domanda su un problema della pelle: deve rifiutare con gentilezza
• Una foto o un adesivo
• Due telefoni che scrivono insieme: le conversazioni non devono mescolarsi

Controlla ogni volta: l’evento in agenda con l’orario giusto, la riga nel foglio, il messaggio di conferma. Poi apri le Executions di n8n per vedere cosa ha fatto ogni blocco.