Coesistenza di WhatsApp: cos’è, come si attiva e cosa cambia sul telefono

La Coesistenza di WhatsApp è la funzione ufficiale di Meta che permette di usare lo stesso numero nell’app WhatsApp Business sul telefono e in una piattaforma collegata, per esempio un CRM. Le conversazioni restano sincronizzate su entrambi. Si attiva con una procedura ufficiale, tramite un partner abilitato da Meta.

Fino a poco tempo fa bisognava scegliere: o l’app sul telefono, o la piattaforma per le aziende con un numero dedicato. La Coesistenza unisce le due cose. Qui sotto trovi le risposte alle domande che ci fanno più spesso i clienti prima di attivarla.

A chi serve?

Serve a chi usa già WhatsApp Business sul telefono e ha bisogno di qualcosa in più dell’app:

• messaggi automatici legati a un evento, come l’arrivo di un contatto da una campagna;
• più persone che rispondono dallo stesso numero, ognuna dal proprio computer;
• le chat salvate nella scheda del cliente, invece che solo sul telefono di chi le ha ricevute.

Se ti bastano il messaggio di assenza e le risposte rapide, l’app da sola è sufficiente: trovi come impostarli nella guida sulla risposta automatica su WhatsApp Business.

Cosa cambia sul telefono?

Quasi niente. Continui a scrivere, chiamare e ricevere messaggi dall’app come prima. I messaggi che invii dal telefono compaiono anche nel CRM, e quelli inviati dal CRM compaiono sul telefono.

Alcune funzioni dell’app si comportano in modo diverso quando il numero è collegato. I messaggi effimeri e la posizione in tempo reale vengono disattivati, e i gruppi restano solo sul telefono. Meta aggiorna spesso queste regole: prima di attivare controlla l’elenco aggiornato nella documentazione ufficiale di WhatsApp.

Le vecchie chat si perdono?

No. Durante l’attivazione puoi scegliere se portare nella piattaforma anche lo storico recente delle conversazioni singole. Le chat restano comunque nell’app, come prima.

Se non porti lo storico, il CRM parte dalle conversazioni successive all’attivazione. È una scelta da fare con calma: lo storico è utile per chi deve riprendere una trattativa, ma contiene anche chat personali che forse non vuoi condividere con i colleghi.

Meglio la Coesistenza o un numero nuovo?

Dipende da quanto vale il numero che hai. Se i clienti ti scrivono da anni su quel numero, se è stampato su biglietti da visita, insegne e annunci, la Coesistenza ti permette di tenerlo senza avvisare nessuno.

Un numero nuovo dedicato alla piattaforma ha senso in altri casi:

• vuoi separare del tutto il servizio clienti dal telefono personale del titolare;
• prevedi invii molto frequenti e preferisci che il numero viva solo nel CRM;
• il numero attuale è intestato a una persona che potrebbe lasciare l’azienda.

In entrambi i casi il numero va collegato a un portafoglio Meta Business dell’azienda. Così, se un collaboratore cambia lavoro, le conversazioni con i clienti restano all’azienda.

Cosa serve per attivarla?

Prima di iniziare controlla di avere:

1. L’app WhatsApp Business aggiornata all’ultima versione, sul telefono dove è attivo il numero.
2. Un portafoglio Meta Business intestato all’azienda, con l’accesso come amministratore.
3. Un partner abilitato da Meta, cioè un fornitore tecnologico o un partner che gestisce la procedura ufficiale di collegamento.
4. Il telefono a portata di mano, perché durante la procedura confermi il collegamento dall’app.

La verifica dell’azienda su Meta alza i limiti di invio dalla piattaforma: conviene completarla appena puoi.

Come si attiva, passo per passo?

La procedura parte dal sito del partner, dentro una finestra ufficiale di Meta:

1. Accedi con il tuo profilo Facebook collegato al portafoglio Meta Business.
2. Scegli di collegare un numero che usi già con l’app WhatsApp Business.
3. Inserisci il numero e conferma il collegamento dall’app sul telefono, seguendo le istruzioni (di solito inquadrando un codice QR).
4. Decidi se condividere lo storico delle chat.
5. Conferma: il numero risulta collegato sia nell’app sia nella piattaforma.

Da quel momento il partner configura automatismi, modelli di messaggio e operatori.

Quanto costa?

I costi sono due, e conviene tenerli separati.

I messaggi di Meta. Le conversazioni dall’app sul telefono restano gratuite come prima. I messaggi inviati dalla piattaforma seguono il listino di Meta, che dipende dalla categoria del messaggio e dal Paese del destinatario. Le tariffe cambiano nel tempo: controllale sempre sulla pagina ufficiale dei prezzi di WhatsApp Business.

Il servizio del partner. Attivazione, configurazione degli automatismi e canone della piattaforma. Da noi la Coesistenza con gli automatismi costa 350 € di attivazione più 150 € al mese, ed è compresa nel canone per chi usa VoxCall.

Cosa può interrompere il collegamento?

Due situazioni da conoscere:

• Disinstallare l’app dal telefono scollega il numero dalla piattaforma.
• Non aprire l’app per molto tempo porta allo stesso risultato: apri WhatsApp Business sul telefono con regolarità, anche se lavori soprattutto dal CRM.

E dopo l’attivazione?

Con il numero collegato puoi automatizzare i messaggi più frequenti: risposta immediata ai nuovi contatti, promemoria degli appuntamenti, richiesta di documenti. Trovi come impostarli nella guida su come automatizzare l’invio di messaggi WhatsApp.