Come automatizzare l’invio di messaggi WhatsApp

Per automatizzare l’invio di messaggi WhatsApp hai due strade. L’app WhatsApp Business, gratuita, gestisce benvenuto, messaggio di assenza e risposte rapide. La piattaforma ufficiale di Meta, collegata a un CRM, invia i messaggi che partono da un evento, da un orario o da una regola.

La scelta dipende da quanti messaggi invii e da cosa li fa partire. Inviare a mano conferme, promemoria e richiami toglie tempo ogni settimana, e uno strumento non adatto può mettere a rischio il numero.

Le due strade

L’app WhatsApp Business, gratuita, offre alcune automazioni di base:

• messaggio di benvenuto, inviato quando qualcuno ti scrive per la prima volta o dopo un periodo senza messaggi;
• messaggio di assenza, inviato fuori dall’orario che scegli;
• risposte rapide, testi pronti da richiamare con una scorciatoia;
• liste broadcast, per inviare lo stesso messaggio a più persone, che lo ricevono solo se hanno salvato il tuo numero in rubrica.

È sufficiente quando i messaggi sono pochi. L’app non può inviare un messaggio in risposta a un evento nei tuoi dati, per esempio l’arrivo di un nuovo contatto o un appuntamento fissato per il giorno dopo.

La piattaforma ufficiale di Meta (WhatsApp Business Platform) serve a questo. Si usa tramite un CRM o un fornitore collegato e permette di:

• inviare messaggi automatici legati a eventi, orari o regole;
• usare modelli di messaggio approvati da Meta per scrivere per primo;
• far lavorare più operatori sullo stesso numero;
• registrare ogni conversazione nella scheda del cliente.

I messaggi modello hanno un costo, che varia in base alla categoria del messaggio e al paese del destinatario. In cambio ottieni invii affidabili e un numero conforme alle regole di WhatsApp.

Passo per passo

1. Scegli i messaggi da automatizzare

Elenca i messaggi che invii più spesso. Di solito sono quattro: il benvenuto a chi ti scrive, la conferma di un appuntamento, il promemoria del giorno prima e il richiamo a chi non ha risposto. Parti da questi.

2. Prepara numero e account Meta Business

Servono un numero dedicato all’azienda e un account Meta Business; la verifica dell’azienda alza i limiti di invio. Se usi già WhatsApp Business sul telefono, con la Coesistenza puoi mantenere lo stesso numero.

3. Scegli lo strumento

Se ti bastano benvenuto e messaggio di assenza, l’app è sufficiente. Se vuoi che i messaggi partano in automatico al verificarsi di un evento, ti serve la piattaforma ufficiale, tramite un CRM che la supporti.

4. Scrivi i modelli e falli approvare

Per scrivere per primo a un cliente, o quando sono passate più di 24 ore dal suo ultimo messaggio, devi usare un modello approvato da Meta. I modelli appartengono a una categoria (marketing, utilità, autenticazione) e possono contenere campi variabili come il nome o l’orario. Scrivili brevi e chiari, con un’azione precisa per il cliente.

5. Collega eventi e regole

È la parte che rende automatico l’invio: «quando arriva un contatto dalla campagna, invia il benvenuto», «il giorno prima dell’appuntamento, invia il promemoria», «se dopo un giorno non ha risposto, avvisa un collega». Ogni regola ha un evento, una condizione e un’azione.

6. Raccogli il consenso e fai una prova

Scrivi solo a chi ha accettato di ricevere i tuoi messaggi, per esempio con una casella nel modulo del sito. Le regole su consenso e privacy vanno verificate con un consulente. Prima di attivare ogni regola per tutti i contatti, provala sul tuo numero.

Gli errori più comuni

• Usare estensioni o programmi non ufficiali che controllano WhatsApp Web: violano i termini di WhatsApp e mettono a rischio il numero.
• Scrivere a chi non ha dato il consenso: le segnalazioni abbassano la valutazione di qualità del numero e possono limitare gli invii.
• Inviare messaggi lunghi e generici: un messaggio automatico efficace usa il nome del cliente e chiede una sola azione.