Più persone sullo stesso numero WhatsApp Business: come si fa

Per far rispondere più persone dallo stesso numero WhatsApp hai due strade. Con l’app WhatsApp Business puoi collegare alcuni dispositivi allo stesso account, come altri telefoni o WhatsApp Web sul computer: è gratis e basta per due o tre persone. Con la piattaforma ufficiale di Meta e una casella condivisa puoi avere più operatori, assegnare le chat e vedere chi ha risposto: è la scelta giusta quando i messaggi sono tanti o lavorate a turni.

La soluzione dipende da come lavorate. Qui sotto trovi tre situazioni tipiche, con lo strumento che conviene e come impostarlo.

Situazione 1: due persone in negozio

Esempio illustrativo. Un negozio di abbigliamento con la titolare e una commessa. I clienti scrivono per chiedere taglie, disponibilità e orari, qualche decina di messaggi al giorno.

Cosa conviene: l’app WhatsApp Business con i dispositivi collegati. La titolare usa il telefono, la commessa il computer della cassa con WhatsApp Web, oppure un secondo telefono collegato allo stesso account.

Come impostarlo:

1. Sul telefono principale apri WhatsApp Business, vai nelle impostazioni e scegli “Dispositivi collegati”.
2. Sul secondo dispositivo apri WhatsApp Web o l’app e inquadra il codice QR.
3. Decidete una regola semplice: chi risponde, e come segnalate le chat già seguite, per esempio con le etichette dell’app.

Il limite: tutte e due scrivete come se foste la stessa persona, e nessuno vede chi ha risposto. Con pochi messaggi va bene; quando crescono, iniziano le risposte doppie e le chat dimenticate. Anche le statistiche restano minime: sai quanti messaggi hai ricevuto, non quanto ha aspettato ogni cliente.

Situazione 2: un ufficio con cinque persone

Esempio illustrativo. Uno studio con una segreteria e quattro consulenti. Arrivano richieste di appuntamento, documenti, domande sulle pratiche. Ogni cliente ha il suo consulente di riferimento.

Cosa conviene: la piattaforma ufficiale di Meta con una casella condivisa, cioè uno strumento dove ogni chat ha un responsabile.

Come funziona:

• la segreteria vede tutte le chat in arrivo e le assegna al consulente giusto;
• ogni consulente vede le sue chat e risponde con il proprio nome;
• le conversazioni restano nella scheda del cliente, anche quando un consulente è in ferie;
• le risposte automatiche coprono le sere e i fine settimana.

Il passaggio: con la Coesistenza di WhatsApp colleghi il numero che usi già, senza cambiarlo e senza perdere l’app sul telefono.

Situazione 3: una squadra con turni e tanti messaggi

Esempio illustrativo. Una rete commerciale che riceve contatti dalle campagne pubblicitarie tutto il giorno, con operatori su due turni.

Cosa conviene: la piattaforma ufficiale collegata al CRM, con regole di assegnazione automatiche: per zona, per prodotto o a rotazione tra chi è di turno.

Cosa aggiungere:

• un primo messaggio automatico appena arriva il contatto, così nessuno aspetta;
• un avviso quando una chat resta senza risposta oltre un tempo che decidete voi;
• un report settimanale con i tempi di risposta di ogni operatore.

Per i messaggi automatici legati agli eventi del CRM trovi i passaggi nella guida su come automatizzare l’invio di messaggi WhatsApp.

Il confronto in breve

	App con dispositivi collegati	Piattaforma ufficiale con più operatori
Per chi	Due o tre persone, pochi messaggi	Squadre, turni, tanti messaggi
Si vede chi risponde	No	Sì
Assegnare le chat	No, solo etichette	Sì
Chat nel CRM	No	Sì
Costo	Gratis	Canone dello strumento più alcuni messaggi pagati a Meta

Tre domande prima di scegliere

1. Quanti messaggi ricevete nel giorno più pieno? Se una persona riesce a leggerli tutti, i dispositivi collegati bastano. Se qualcuno resta indietro, serve una casella condivisa con le assegnazioni.
2. I clienti devono parlare sempre con la stessa persona? In uno studio o in una rete commerciale di solito sì: serve uno strumento che ricordi chi segue chi, anche dopo settimane.
3. Le conversazioni devono restare all’azienda? Se un collaboratore cambia lavoro, le chat con i clienti devono restare a voi, nella scheda del cliente, e non sul suo telefono.

Se rispondi sì ad almeno due domande, conviene la piattaforma ufficiale. Altrimenti parti dall’app con i dispositivi collegati e rivaluta quando i messaggi crescono: il numero resta lo stesso, quindi il passaggio si può fare in qualsiasi momento.

Gli errori da evitare

• Condividere un telefono in ufficio. Passarsi lo stesso telefono sembra comodo, ma le chat si perdono e nessuno è responsabile.
• Usare i WhatsApp personali. Quando un collaboratore se ne va, le conversazioni con i clienti vanno con lui.
• Non decidere chi risponde. Anche con lo strumento migliore, senza una regola due persone scrivono allo stesso cliente o nessuno lo fa.

Se stai valutando la piattaforma ufficiale, controlla prima i costi dei messaggi nella guida su quanto costano i messaggi con la piattaforma di WhatsApp.