Collegare i contatti di Facebook e Instagram al CRM in automatico

Puoi portare nel CRM i contatti dei moduli di Facebook e Instagram in tre modi: scaricandoli a mano da Meta Business Suite, con un connettore già pronto oppure con un collegamento diretto tra Meta e il tuo CRM. Se ricevi più di qualche contatto al giorno, scegli uno dei due metodi automatici: chi lascia i dati per un preventivo si aspetta di essere ricontattato subito.

Qui sotto trovi i tre metodi a confronto, i passi per attivare quello giusto e i controlli da fare prima di spendere budget.

I tre metodi a confronto

	Scarico a mano	Connettore già pronto	Collegamento diretto
Come funziona	Scarichi il file dei contatti e lo importi nel CRM	Un servizio di automazione prende ogni nuovo contatto da Meta e lo crea nel CRM	Meta avvisa il CRM a ogni nuovo contatto, attraverso le API
Tempi di arrivo	Quando qualcuno se ne ricorda	In genere da pochi secondi a pochi minuti	In genere pochi secondi
Costo	Il tempo di chi lo fa	Abbonamento al servizio, spesso a numero di operazioni	Una configurazione iniziale
Regole tue	Nessuna	Semplici: un campo, una condizione	Complete: assegnazioni, doppioni, messaggi
Quando ha senso	Pochi contatti a settimana, per una prova	Volumi medi, un solo modulo o pochi	Molti contatti, più moduli, una rete che richiama

Lo scarico a mano va bene per una prova di qualche giorno. Se diventa un’abitudine, prima o poi qualcuno salta un giorno, e quei contatti li richiama un concorrente.

Passo per passo: come attivare il collegamento

1. Prepara il modulo pensando al CRM

Prima di collegare qualsiasi cosa, guarda le domande del modulo su Meta. Ogni domanda deve avere un posto nel CRM: nome, telefono, email, città, servizio richiesto. Se il modulo chiede una cosa che nel CRM non esiste, crea prima il campo. Tieni il modulo corto: ogni domanda in più toglie contatti.

Nel modulo vanno anche il testo sulla privacy e i consensi che ti servono, per esempio quello per le comunicazioni commerciali. Falli verificare dal tuo DPO o da un consulente.

2. Scegli dove arrivano i contatti

Decidi in quale elenco o fase del CRM entrano i contatti nuovi, per esempio “Da richiamare”. Se lavori con più persone, decidi anche la regola di assegnazione: per zona, per servizio o a rotazione.

3. Collega Meta al CRM

• Con un connettore: nel servizio di automazione scegli come partenza “nuovo contatto da un modulo di Facebook”, collega la pagina con un account che ne è amministratore e scegli il modulo. Come arrivo scegli il tuo CRM e l’azione “crea contatto”.
• Con un collegamento diretto: il CRM, o chi lo configura, si registra per ricevere da Meta l’avviso di ogni nuovo contatto della pagina e poi ne legge i dati. Serve un account con i permessi giusti sulla pagina e sul Business Manager.

In entrambi i casi, chi collega deve avere accesso alla pagina e ai moduli: verifica i ruoli in Meta Business Suite prima di iniziare.

4. Abbina i campi

Associa ogni domanda del modulo al suo campo nel CRM. Aggiungi tre informazioni che il modulo non chiede ma che Meta conosce: campagna, annuncio e nome del modulo. Ti serviranno per sapere quale annuncio porta i contatti che diventano clienti.

5. Fai partire subito la prima risposta

Il collegamento serve a poco se il contatto resta fermo nel CRM. Imposta un’azione automatica appena entra: un messaggio su WhatsApp o un’email di conferma, e un avviso a chi deve richiamarlo. Per i messaggi automatici su WhatsApp trovi i dettagli nella guida su come automatizzare l’invio di messaggi WhatsApp.

6. Prova con un contatto di test

Meta mette a disposizione uno strumento per inviare un contatto di prova al modulo. Usalo, oppure compila il modulo da un telefono con i tuoi dati. Controlla che il contatto arrivi nel CRM, con i campi giusti, la fonte, il consenso e la prima risposta partita.

I controlli da fare dopo l’attivazione

• Ogni giorno, per la prima settimana: i contatti che vedi in Meta Business Suite e quelli nel CRM devono essere gli stessi.
• Doppioni: chi compila due volte non deve diventare due schede. Imposta un controllo sul numero di telefono.
• Permessi: se cambia chi amministra la pagina o scade un accesso, il collegamento si interrompe in silenzio. Un controllo settimanale dei numeri ti avvisa in tempo.
• Contatti che non rispondono: se arrivano ma poi non rispondono al telefono, il problema è dopo il collegamento. Le cause più comuni sono nella guida su perché i contatti da Facebook non rispondono.

Con i contatti nel CRM, insieme alla loro fonte, puoi finalmente confrontare le campagne sul numero che conta: quanti contatti diventano clienti. Per capire quanto spendere per ogni contatto, leggi la guida su quanto costa un contatto con Facebook Ads.