Risposta automatica su WhatsApp Business: come rispondere fuori orario

Per impostare la risposta automatica su WhatsApp Business apri Impostazioni, poi Strumenti aziendali, e attiva il messaggio di assenza: scrivi il testo e scegli se inviarlo sempre, in un orario personalizzato o fuori dall’orario di apertura. Nella stessa sezione trovi il messaggio di benvenuto e le risposte rapide.

Sono tre strumenti gratuiti che danno una prima risposta anche quando sei chiuso, prima che il cliente scriva a un’altra attività. Di seguito trovi come configurarli e alcuni testi di esempio.

I tre strumenti dell’app

• Messaggio di assenza: si invia quando sei chiuso. Puoi mandarlo sempre, in un orario personalizzato o fuori dall’orario di apertura indicato nel profilo.
• Messaggio di benvenuto: si invia a chi ti scrive per la prima volta o dopo un lungo periodo senza messaggi.
• Risposte rapide: testi pronti che richiami scrivendo una barra seguita da una parola, per esempio «/orari».

Passo per passo

1. Apri gli strumenti aziendali

Nell’app WhatsApp Business apri le Impostazioni e poi Strumenti aziendali. Qui trovi messaggio di assenza, messaggio di benvenuto e risposte rapide.

2. Imposta il messaggio di assenza

Attivalo, scrivi il testo e scegli quando inviarlo. Un buon messaggio indica quando risponderai e cosa può fare il cliente nel frattempo. Per esempio:

Grazie per averci scritto. In questo momento siamo chiusi e ti rispondiamo dalle 9 del prossimo giorno di apertura. Intanto scrivici di cosa hai bisogno, così alla riapertura hai subito le informazioni giuste.

3. Imposta il messaggio di benvenuto

Usalo per presentare l’attività e indicare gli argomenti su cui puoi aiutare:

Grazie per aver scritto a [nome dell’attività]. Possiamo aiutarti con orari, prezzi o un appuntamento.

4. Prepara le risposte rapide

Scegli le tre o quattro domande più frequenti (orari, indirizzo, prezzi di partenza, prenotazioni) e prepara una risposta per ciascuna. Risparmi tempo ogni giorno e chi risponde dallo stesso telefono usa sempre gli stessi testi.

5. Aggiorna il profilo aziendale

Orari, indirizzo, sito e descrizione sono le informazioni che il cliente controlla prima di scriverti. Se gli orari sono corretti, anche il messaggio di assenza parte al momento giusto.

Quando non bastano più

Il messaggio di assenza invia sempre lo stesso testo, qualunque cosa chieda il cliente. Per rispondere alle domande, raccogliere i dati e fissare appuntamenti serve un chatbot. Se ricevi molti messaggi fuori orario, o se più persone rispondono dallo stesso numero, conviene collegare il numero a un chatbot e a un CRM.