Gestire le pratiche di cessione del quinto senza Excel: il passaggio in 6 passi

Per gestire le pratiche di cessione del quinto senza Excel serve un sistema che segua ogni pratica per stato, con documenti, scadenze e messaggi collegati. Ci arrivi in sei passi: prima scrivi come lavori, poi sposti le pratiche aperte, l’archivio per ultimo.

Excel va bene per un elenco. Diventa un problema quando la stessa pratica vive in tre posti: una riga del foglio, una chat su WhatsApp e una cartella di email. Questa guida ti accompagna nel passaggio, con un CRM dedicato o con uno strumento più semplice.

Quando Excel non basta più

Controlla se ti riconosci in questi segnali:

• Per sapere a che punto è una pratica devi chiederlo al collega che la segue.
• I documenti arrivano su WhatsApp e qualcuno li salva a mano in una cartella.
• Più persone lavorano sullo stesso file e le versioni si sovrappongono.
• I clienti che possono rinnovare li ritrovi per caso.
• Il report di fine mese richiede ore di filtri e copia e incolla.

Se ne riconosci più di uno, conviene organizzare il passaggio adesso.

Il passaggio in 6 passi

1. Scrivi il percorso di una pratica tipo

Prendi una cessione del quinto appena erogata e scrivi ogni passaggio che ha attraversato: primo contatto, preventivo, raccolta documenti, richiesta del certificato di stipendio o della quota cedibile, caricamento presso la mandante, istruttoria, delibera, firma del contratto, notifica all’amministrazione o all’ente pensionistico, erogazione.

Ogni passaggio diventa uno stato. Aggiungi anche gli stati in cui una pratica si ferma: «in attesa di documenti», «respinta», «annullata dal cliente». I passaggi esatti cambiano da mandante a mandante: usa quelli della tua.

2. Separa i dati del cliente da quelli della pratica

Nei fogli Excel le colonne si accumulano negli anni. Riordinale in tre gruppi:

• Cliente: anagrafica, codice fiscale, telefono, email, consensi privacy.
• Pratica: prodotto (dipendente pubblico, dipendente privato, pensionato, delega), importo, durata, rata, mandante, agente.
• Datore di lavoro o ente pensionistico: nome, riferimenti, eventuali convenzioni.

Tenere separati cliente e pratica serve ai rinnovi: lo stesso cliente può avere più pratiche nel tempo e, quando torna, ritrovi subito tutta la sua storia.

3. Collega una lista di documenti a ogni prodotto

Per ogni prodotto prepara l’elenco dei documenti richiesti, secondo le indicazioni della mandante. Dentro la pratica ogni documento ha uno stato: richiesto, arrivato, da rifare perché illeggibile o scaduto.

I file vanno salvati nella pratica, con la data di arrivo. Una foto rimasta nella chat del telefono di un collaboratore è un documento che l’agenzia non ha.

4. Assegna una persona e una prossima azione

Ogni pratica aperta deve avere un responsabile e una prossima azione con una data: «richiamare per la busta paga mancante, giovedì». Una pratica senza prossima azione è una pratica ferma, anche se nessuno se ne accorge.

Ogni mattina ciascuno apre l’elenco delle proprie azioni del giorno, al posto di scorrere il foglio dall’inizio.

5. Sposta prima le pratiche aperte

Evita di importare tutto in una volta e procedi in quest’ordine:

1. Le pratiche aperte, con stato, responsabile e prossima azione.
2. I clienti con una pratica in corso di rimborso, che in futuro potranno rinnovare.
3. L’archivio storico, quando hai tempo.

Prima di importare elimina i doppioni usando il codice fiscale. Poi fissa una data: da quel giorno il foglio Excel resta solo in lettura.

6. Registra le comunicazioni nella pratica

Messaggi WhatsApp, chiamate ed email devono finire nella scheda del cliente. Se un agente è assente, chi lo sostituisce legge la cronologia e prosegue. Con la Coesistenza di Meta lo stesso numero WhatsApp funziona sul telefono e nel CRM.

Registra anche i consensi privacy con la data e il testo accettato. Le regole su consensi e conservazione dei dati vanno verificate con il tuo DPO o con un consulente.

Rinnovi: la parte che Excel nasconde

Una pratica erogata è anche un’occasione futura. I tempi per il rinnovo dipendono dal prodotto e dalle regole della mandante. Un sistema ordinato li calcola dalla data della prima rata e ti avvisa quando il cliente può rinnovare.

Su Excel questa informazione esiste, ma resta sepolta in una colonna. Rinnovi e passaparola sono i contatti che costano meno, come spieghiamo nella guida su come trovare clienti per la cessione del quinto.

I controlli da fare ogni settimana

Una volta al mese è troppo poco. Ogni settimana guarda quattro elenchi:

• pratiche ferme nello stesso stato da troppo tempo;
• documenti richiesti senza risposta;
• pratiche senza prossima azione;
• contatti nuovi non ancora richiamati.

Con un sistema ben impostato sono filtri salvati che apri in un clic. Con Excel sono ricerche da rifare a mano ogni volta.

Con quale strumento

I primi quattro passi puoi farli anche su un foglio condiviso, con elenchi a tendina per gli stati e una colonna per la prossima azione. È una soluzione ponte che funziona finché lavori da solo o in pochi.

Con una rete di collaboratori servono permessi per ruolo, WhatsApp collegato alla pratica e report per agente. Per questo serve un CRM progettato per il credito. Le funzioni da verificare prima di sceglierlo sono nella guida sul CRM per agenti in attività finanziaria.